Dodał admin, 2007-12-19 Autor / Opracowanie: Sebastian Kosowski

Istota dokumentacji księgowej polega na utrwaleniu na piśmie wyników obserwacji i pomiaru czasu procesów gospodarczych , które są przedmiotem ewidencji księgowej

Dokumentacja księgowa składa się zatem z odpowiednio sporządzonych dokumentów , wyrażających przebieg lub skutek wykonywanych operacji gospodarczych.
Od jakości dokumentów , tj. od ich prawidłowości i wiarygodności , zależy również i jakość informacji dostarczonych przez rachunkowość. Dlatego też dokumentacji księgowej przypisuje się tak duże znaczenie . Dokumenty księgowe stanowią nie tylko podstawę zapisów księgowych , ale również spełniają ważne zadanie w razie wystąpienia sporu z innymi przedsiębiorstwami , instytucjami lub osobami , a nadto stanowią ważne narzędzie w zakresie ochrony majątku (rozliczenie osób materialnie odpowiedzialnych ) .Dokumenty księgowe odgrywają także istotną rolę jako podstawa dokumentowanej co roku kontroli sprawozdania finansowego oraz jako źródło analizy ekonomicznej .
Aby dokumentacja stanowiła wiarygodny dowód przeprowadzenia operacji gospodarczych , musi spełniać ściśle sprecyzowane wymagania . Są one określone w obowiązujących rozporządzeniach (obecnie jest to rozporządzenie ministra finansów z dnia 15 stycznia 1991 r w sprawie zasad rachunkowości –Dz. U. z 1991r.,nr 10, poz.35 oraz nr 124, poz. 554 i z 1992 r ., nr 96 poz. 476) . Na podstawie tego rozporządzenia za prawidłowy uznaję się dokument (dowód księgowy) .
1.Stwierdzający fakt dokonania operacji gospodarczej zgodnie z jej rzeczywistym przebiegiem.
2.Zawierający co najmniej następujące dane :
a. określenie wystawcy dowodu (wystawcą może być jednostka gospodarcza lub odpowiednia jej komórka , instytucja czy też osoba fizyczna ;na dokumencie cecha ta znajduje wyraz bądź w formie nadruku na papierze firmowym , bądź w formie odbicia pieczęci firmowej zawierającej pełna nazwę i adres wystawcy dowodu);
b. wskazanie stron (nazwy i adresy) uczestniczących w operacji gospodarczej , której dotyczy dany dowód;
c. datę wystawienia dowodu oraz datę lub okres dokonania operacji gospodarczej;
d. przedmiot operacji gospodarczej i jego wartość oraz ilościowe określenie , jeżeli przedmiot operacji jest wymierny w jednostkach naturalnych;
e. własnoręczne podpisy osób odpowiedzialnych za prawidłowe dokonanie operacji gospodarczej i jej prawidłowe udokumentowanie;
3.Sprawdzony pod względem merytorycznym i formalno-rachunkowym przez właściwe komórki i na dowód sprawdzenia podpisany przez osoby do tego upoważnione .
4.Oznaczony numerem lub w inny sposób umożliwiający powiązanie dowodu z zapisami księgowymi dokonanymi na jego podstawie .
Oprócz tych cech , w większości dowodów występują również inne jeszcze elementy , jak na przykład nazwa dowodu ( faktura, kasa przyjmie itp.) lub jego symbol (np. „KP” , „Pz” , „Rw” itp.) a także numer dowodu , nadany mu przez jego wystawcę .