Dodał admin, 2007-12-19 Autor / Opracowanie: Sebastian Kosowski

Istota dokumentacji księgowej polega na utrwaleniu na piśmie wyników obserwacji i pomiaru czasu procesów gospodarczych , które są przedmiotem ewidencji księgowej

Dowody księgowe mają swoją moc dowodową nie tylko w okresie ich księgowania – jako uzasadnienie zapisów księgowych , ale również w okresach późniejszych – jako podstawa kontroli działalności gospodarczej jednostki , a także jako podstawa dochodzenia praw . Dlatego dowody te należy staranie przechowywać w odpowiednio zorganizowanych archiwach .Dowody księgowe powinny być przechowywane w siedzibie podmiotu gospodarczego lub jego zakładów . Przejściowo mogą znajdować się w innej jednostce , której powierzono prowadzenie ksiąg rachunkowych . Po zakończeniu księgowań dotyczących okresu sprawozdawczego wszelki dowody i ich zestawienia należy układać w porządku i kolejności dostosowanych do sposobu prowadzenia ksiąg rachunkowych oraz przechowywać w sposób zapewniający nienaruszalność i łatwe odszukanie .

Wydanie dowodów księgowych ze zbiorów może nastąpić wyłącznie za pisemną zgodą kierownika jednostki gospodarczej . Podmioty gospodarcze przekazują do archiwów państwowych tę część dokumentacji , która stanowi materiały archiwalne trwałe przechowywane według ściśle określonych zasad . Natomiast poniższe dowody pozostające w jednostce gospodarczej przechowuje się :
1).odcinki paragonowe lub inne dowody kasowe – co najmniej przez okres , jaki upłynie od chwili rozliczenia osób , którym powierzono składniki majątku objęte sprzedażą detaliczną.
2).listy płac lub inne dowody potrzebne do ustalenia rent i emerytur – przez okres ustalony w przepisach określających zasady wymiaru ren i emerytur .
3).wszelkie inne dowody księgowe , dokumenty inwentaryzacyjne , księgi rachunkowe , sprawozdania finansowe za okresy nie kończące roku oraz inne akta – 5 lat .
Okresy przechowywania oblicza się od początku roku następującego po roku obrotowym , którego dane akta księgowe dotyczą . Jednakże dowody księgowe dotyczące wieloletnich inwestycji , kredytów i pożyczek , kontraktów handlowych , spraw skierowanych na drogę postępowania sądowego , będących przedmiotem dochodzeń w sprawach karnych itp., należy przechowywać również po upływie wyznaczonych terminów do końca roku następującego po roku obrotowym , w którym objęte nimi inwestycje , roszczenia , kredyty i pożyczki , kontrakty i sprawy zostaną ostatecznie zakończone , spłacone , rozliczone i przedawnione .