Dodał admin, 2007-12-19 Autor / Opracowanie: Sebastian Kosowski

Istota dokumentacji księgowej polega na utrwaleniu na piśmie wyników obserwacji i pomiaru czasu procesów gospodarczych , które są przedmiotem ewidencji księgowej

Faktura to dokument jaki podmiot gospodarczy otrzymuje od dostawcy przy zakupie materiałów. Faktura powinna zawierać:
• określenie rodzaju dowodu i jego numer identyfikacyjny
• określenie wystawcy dowodu
• nazwy i adresy stron uczestniczących w operacji gospodarczej
• datę wystawienia dowodu i datę dokonania operacji
• opis operacji
• wartościowe i ilościowe określenie rozmiarów operacji
• własnoręczne podpisy wystawcy dowodu oraz osoby, której wydano lub od której przyjęto składniki majątkowe
• informacje o sposobie zapłaty.

W świetle obowiązujących przepisów finansowych w Polsce, gdzie większość podmiotów gospodarczych jest podatnikiem VAT wystawia się faktury Vat. W podmiocie gospodarczym, niezależnie od faktury wystawia się dowód własny, wewnętrzny-dowód przyjęcia materiałów Pz. Dowód Pz podpisują członkowie komisji dokonującej przyjęcia materiałów oraz magazynier. Stanowi on podstawę księgowania przychodu zakupionych materiałów. Dowód ten wystawia się w dwóch egzemplarzach, ponieważ oprócz księgowości zainteresowane są nim inne komórki organizacyjne, np. dział zaopatrzenia. Rozchody materiałów są udokumentowane dowodami magazynowymi rozchodowymi Rw. Dokument ten stanowi polecenie i potwierdzenie wydania materiałów, np. do produkcji. Dowód Rw jest wystawiony w komórce pobierającej materiały z magazynu i jest podpisywany przez osobę pobierającą materiały i przez magazyniera. Dokument rozchodu materiałów jest stosowany w trzech odmianach. Inny druk dokumentu służy do udokumentowania rozchodu wewnętrznego- Rw, inny do udokumentowania przesunięcia do innego magazynu- Mm, inny do rozchodu materiałów na zewnątrz podmiotu gospodarczego – Wz.
Dowody księgowe zawierają zazwyczaj informacje interesujące różne komórki organizacyjne jednostki gospodarczej i w związku z tym jeszcze przed ich zaewidencjonowaniem są przez te komórki kontrolowane i odbywają określoną drogą obiegu wewnętrznego . Przez obieg dokumentów –należy rozumieć przechodzenie ich przez różne komórki organizacyjne od momentu wpływu tych dokumentów do jednostki gospodarczej ( dotyczy to dowodów obcych) lub od momentu ich sporządzenia (dotyczy dowodów własnych ) , aż do momentu ich zarejestrowania i złożenia w archiwum . Obieg dowodów powinien sprawny , a droga obiegu możliwie jak najkrótsza . Powinien on być tak zorganizowany aby :
-odpowiadał wymaganiom organizacji księgowości i strukturze organizacyjnej jednostki gospodarczej , co stwarza możliwości eliminacji zbędnych dróg obiegu i w rezultacie przyczynia się do oszczędności czasu i środków ,
-zapewniał terminowe i równomierne docieranie kompletnej dokumentacji do komórek księgowości , dzięki czemu możliwe jest bieżące prowadzenie ewidencji księgowej ,
-umożliwiał łatwe odszukanie dokumentu na każdym etapie jego obiegu i podczas jego przechowywania,