Dodał admin, 2007-12-19 Autor / Opracowanie: Sebastian Kosowski

Istota dokumentacji księgowej polega na utrwaleniu na piśmie wyników obserwacji i pomiaru czasu procesów gospodarczych , które są przedmiotem ewidencji księgowej

Aktywa pieniężne występują w postaci gotówki w kasie i na rachunkach bankowych. Z kasy wypłacamy wynagrodzenia pracownikom, zaliczki na pokrycie kosztów służbowych, płacimy za zakupione materiały, towary przekazujemy środki pieniężne na rachunki bankowe. Do kasy wpływają aktywa pieniężne od nabywców naszych wyrobów, usług czy towarów, zwroty środków pieniężnych od pracowników z tytułu pobranej zaliczki na koszty podróży służbowej czy wpłaty sum do zwrotu- na pokrycie niedoborów składników majątkowych przez pracowników materialnie odpowiedzialnych za powierzone mienie. Wypłaty gotówki z kasy powinny być udokumentowane dowodami źródłowymi, np. fakturą dostawcy, listą płac, poleceniem wyjazdu służbowego. W razie braku podstawowego dokumentu źródłowego wystawia się dokument kasowy zwany asygnatą kasową rozchodową KW. Asygnatę KW wystawia pracownik komórki finansowej lub upoważniona osoba, a zatwierdza kierownik jednostki. Osoby te powinny podpisać asygnatę kasową przed zrealizowaniem. Asygnata KW jest wystawiona w dwóch egzemplarzach. Wpływy gotówki do kasy powinny być udokumentowane asygnatami przychodowymi KP. Dokument ten też jest wystawiony w dwóch egzemplarzach. Jeden służy jako dowód przyjęcia gotówki do kasy, a drugi stanowi pokwitowanie dla wpłacającego. Asygnatę KP wystawiają te same osoby co, asygnatę KW na jednym i drugim dowodzie musi podpisać się również kasjer. Na podstawie dokumentów pierwotnych wszystkie wpłaty i wypłaty gotówkowe w kasie są ujmowane w dokumencie wtórnym, zwanym raportem kasowym. Raport kasowy sporządza się za różne okresy. Jeżeli w podmiocie gospodarczym występuje w ciągu dnia duża liczba operacji kasowych, to raport kasowy sporządza się codziennie, jeżeli liczba operacji kasowych jest niewielka, to raport kasowy można sporządzić za okres dłuższy, np. na dekadę miesiąca lub raz na miesiąc. W raporcie kasowym, oprócz wpływów i wydatków, wpisuje się stan poprzedni oraz oblicza się stan obecny środków pieniężnych w kasie. Tak sporządzony raport kasowy wraz z załącznikiem w postaci dokumentów pierwotnych jest podstawą ewidencji na koncie na koncie „Kasa”. Stan gotówki w kasie powinien być zgodny z raportem kasowym i ewidencją na koncie „Kasa”. Raport kasowy podpisuje kasjer, jako osoba materialnie odpowiedzialna za powierzone mienie –środki pieniężne w kasie.
Udokumentowanie operacji bankowych

W celu udokumentowania operacji bankowych jest wystawiony dowód księgowy zwany wyciągiem z rachunku bankowego- WB. Dokument ten jest wystawiony przez bank do udokumentowania wszystkich operacji- wpłat i wypłat na danych rachunku bankowym. W dowodzie tym bank podaje stan początkowy, wszystkie operacje powodujące zwiększenie i zmniejszenie stanu początkowego oraz stan końcowy. Do wyciągu są dołączone dokumenty źródłowe, uzasadniające wpłaty i wypłaty z rachunku bankowego. Wyciąg bankowy najczęściej obejmuje operacje gospodarcze na rachunku w ciągu jednego dnia. Bank jednak, zgodnie z zawarta umową z posiadaczem rachunku, może sporządzić wyciągi bankowe za okres dłuższy niż jeden dzień, ale nie dłuższy niż jeden miesiąc. Wyciąg bankowy jest podstawą księgowania na koncie „Rachunek bankowy”. Bank w wyciągu wykazuje saldo początkowe oraz wpłaty na konto po stronie Ct, a wpłaty po stronie Dt. Wynika z tego, że stan końcowy środków pieniężnych na rachunku bankowym będzie stanowił saldo kredytowe, a więc środki pieniężne na koncie klienta są dla banku zobowiązaniami.
Udokumentowanie obrotu materiałami.