Dodał admin, 2007-12-19 Autor / Opracowanie: Sebastian Kosowski

Istota dokumentacji księgowej polega na utrwaleniu na piśmie wyników obserwacji i pomiaru czasu procesów gospodarczych , które są przedmiotem ewidencji księgowej

Storno czarne-polega na dokonaniu zapisu korygującego przy wykorzystaniu licz dodatnich. Wyróżnia się dwa rodzaje storna czarnego:
• storno całkowite,
• storno częściowe.
Storno czarne całkowite polega na dokonaniu zapisu korygującego na tych samych kontach, na których dokonano zapisu błędnego, lecz po przeciwnych stronach konta. Po anulowaniu błędnego zapisu dokonuje się zapisu poprawnego. W wyniku zastosowania częściowego storna czarnego maleje liczba księgowań. Jednak również w tym wypadku są sztucznie zauważone obroty na kontach. W wypadku popełnienia błędu księgowego, polegającego na zaksięgowaniu na prawidłowych kontach, po prawidłowych stronach, lecz niewłaściwej kwoty operacji gospodarczej, błąd można również poprawić za pomocą storna czarnego. W tym wypadku zastosowanie storna czarnego nie przyczyniło się do zwiększenia obrotów na kontach. Poprawienie błędu księgowego spowodowało tylko zwiększenie liczby księgowań. Poprawienie za pomocą storna czarnego błędu, który polega na zaksięgowaniu większej kwoty, niż wynosi kwota operacji, spowoduje sztuczne zawyżenie obrotów na kontach. Storno czarne- przyczyniło się do właściwego ustalenia sald na kontach, lecz zwiększyło obroty kont.
Storno czerwone- polega na dokonaniu zapisu korygującego na tych samych kontach i po tych samych stronach, co zapis błędny, za pomocą licz ujemnych. Zapisu korygującego dokonuje się kolorem czerwonym lub czarnym w ramce. Zastosowanie storna czerwonego nie spowodowało, tak jak w wypadku storna czarnego, zwiększenia obrotów na kontach.
Dowody księgowe , przed ich zaewidencjonowaniem , muszą być odpowiednio opracowane. Na opracowanie dowodów składają się czynności :
1)sprawdzenie dokumentów (pod względem formalnym, rachunkowym i merytorycznym ).
2)dekretowanie dokumentów ;
3)segregowanie i numeracja dokumentów.
Kontrola formalna i rachunkowa polega na stwierdzeniu , czy dokument zawiera wszystkie wymagane cechy oraz czy dane liczbowe nie zawierają błędów arytmetycznych . Kontrola merytoryczna obejmuje badania prawidłowości danych zawartych w dokumentach oraz stwierdzenie , czy wyrażona.

W dokumencie operacja gospodarcza była zgodna z obowiązującymi przepisami . Fakt dokonania kontroli dokumentu musi być odpowiednio uwidoczniony . W adnotacji na ten temat należy umieścić datę oraz podpis osoby sprawdzającej dokument .
Następną czynnością związaną z opracowaniem dokumentów jest dekretowanie , zwane również kwalifikowaniem . Polega ono na ustaleniu i oznaczeniu na dokumencie sposobu jego ewidencji w odpowiednich urządzeniach księgowych , czyli na podaniu tzw. korespondencji kont , oraz na zaakceptowaniu dokumentu do księgowania .

Segregowanie dowodów polega na ułożeniu ich albo według grup rodzajowych ( np. dokumenty kasowe , bankowe , materiałowe), albo według urządzeń księgowych . Podział dokumentów na właściwe grupy ma duże znaczenie dla sprawnego przebiegu prac księgowych . Wyżej wymienione czynności wykonują upoważnieni do nich pracownicy jednostek gospodarczych . Jeżeli określone operacje gospodarcze są udokumentowane dwoma lub więcej dowodami albo egzemplarzami tego samego dowodu , kierownik jednostki ustala na stałe , który z dowodów ( egzemplarzy dowodu ) ma stanowić podstawę zapisów w księgach .
Udokumentowanie operacji kasowych.