Dodał admin, 2007-12-19 Autor / Opracowanie: Sebastian Kosowski

Istota dokumentacji księgowej polega na utrwaleniu na piśmie wyników obserwacji i pomiaru czasu procesów gospodarczych , które są przedmiotem ewidencji księgowej

Oprócz przytoczonej podstawowej klasyfikacji dowodów księgowych w literaturze przedmiotu można spotkać również inne przekroje klasyfikacyjne. Zaliczyć do można , między innymi , podział dowodów według celu wystawienia oraz według treści (rodzajów ) operacji gospodarczych . Według pierwszego kryterium dzieli się dowody na :
a)dowody dyspozycyjne – tj. zawierające w sobie jedynie dyspozycję (polecenie) dokonania operacji gospodarczej (przykładem może tu być wezwanie do zapłaty , polecenie wyjazdy służbowego ).
b)dowody wykonawcze –tj. stwierdzające fakt dokonania operacji gospodarczej ( np. faktury, listy płac ).
c)dowody dyspozycyjno-wykonawcze – tj. takie , które zawierają w sobie cechy zarówno dowodów dyspozycyjnych . jak i wykonawczych ( przykładem tego typu dokumentów mogą być asygnaty kasowe i materiałowe , polecenia przelewu itp.)
Według drugiego kryterium dowody dzielimy na :
a)gotówkowe
b)bezgotówkowe (materiałowe).
Z kolei mogą się one dzielić na :
• dowody materiałowe,
• dowody płacowe ,
• dowody kosztowe itd.
Duże znaczenie , jakie przypisuje się dowodom księgowym , znajduje pełne odzwierciedlenie w obowiązujących zasadach ich wystawiania , opracowania, kontroli i przechowywania.
Zgodnie z tymi zasadami dowody księgowe powinny być wystawiane w sposób staranny, czytelny i trwały. Podpisy na dowodach księgowych składa się odręcznie. Dowód księgowy powinien być sporządzony w języku polskim. Może on być wystawiony w języku obcym, jeżeli dotyczy operacji gospodarczej z kontrahentem zagranicznym lub gdy podmiot gospodarczy uzyskał zezwolenie na prowadzenie ksiąg rachunkowych w języku obcym.

Treść dowodów powinna być pełna i zrozumiała . Dopuszczalne jest stosowanie ogólnie przyjętych skrótów . Treść i wszelkie dane liczbowe dowodów księgowych nie mnogą być zamazywane , przerabiane , wycierane , wyskrobywane lub usuwane innymi środkami . Błędy w dowodach księgowych można poprawić wyłącznie przez skreślenie niewłaściwie napisanego tekstu lub liczby w sposób pozwalający odczytać tekst lub liczbę pierwotną i wpisanie tekstu lub liczby właściwej . Poprawka powinna być zaopatrzona w podpis lub skrót podpisu osoby upoważnionej do dokonywania zmian . Zasady te stosuje się wyłącznie do dowodów księgowych , dla których nie istnieje (ustalony odrębnymi przepisami ) zakaz dokonania poprawek . Natomiast zasad tych nie stosuje się do dowodów obcych , które mogą być poprawione jedynie przez wystawienie i przesłanie kontrahentowi dowodu korygującego. Dowody własne zewnętrzne przesłane uprzednio kontrahentowi mogą być poprawione tylko przez wystawienie dowodu korygującego . Następnym sposobem jest wniesienie zapisu za pomocą storna .Storno to zapis korygujący, oparty na regule podwójnego zapisu. Za pomocą storna poprawia się błędy powstałe przy księgowaniu operacji zgodnie z regułą podwójnego zapisu. Rozróżnia się storno czarne i storno czerwone.