Dodał admin, 2007-12-19 Autor / Opracowanie: Sebastian Kosowski

Istota dokumentacji księgowej polega na utrwaleniu na piśmie wyników obserwacji i pomiaru czasu procesów gospodarczych , które są przedmiotem ewidencji księgowej

W przypadku braku możliwości uzyskania –z przyczyn uzasadnionych – obcych dowodów księgowych , kierownik jednostki gospodarczej może uznać za właściwe dla udokumentowania operacji gospodarczych dowody wystawione przez pracowników dokonujących operacji w imieniu jednostki . Dowody te powinny zawierać :datę dokonania operacji gospodarczej , miejsce i datę wystawienia dokumentu , przedmiot i wartość operacji oraz podpis osoby , która bezpośrednio dokonała wydatku . Powinny one także określić
1.) przy zakupie – rodzaj nabytych składników majątku , ich ilość i cenę jednostkową;
2.) w pozostałych przypadkach – cel dokonania wydatku obciążającego jednostkę;
Zgodnie z obowiązującymi przepisami za dowody księgowe uważa się również :
1.)zestawienie dowodów księgowych , sporządzone dla zaksięgowania ich zbiorczym zapisem;
2.) polecenie księgowania , sporządzone dla ujęcia operacji gospodarczej w księgach rachunkowych jednostki;
3.) noty księgowe , sporządzone dla skorygowania operacji gospodarczej wynikającej z dowodu obcego , przekazywane kontrahentom jednostki.
Podział dokumentów księgowych
Wobec dużej różnorodności dokumentów istnieje konieczność przeprowadzenia odpowiedniej ich klasyfikacji .Jest ona potrzebna z wielu względów (np. różne są zasady poprawiania poszczególnych grup dowodów , jak również różny może być ich obieg wewnętrzny).
Klasyfikację dokumentów , będących dowodami księgowymi , można przeprowadzić według różnych kryteriów . Ze względu na jednostkę wystawiającą dowody księgowe dzieli się je na :
• dowody obce
• dowody własne.
Dowody obce- są to dowody sporządzone przez obce jednostki i przekazane tej jednostce gospodarczej , której staną się przedmiotem ewidencji np.: faktury dostawców za zakupione materiały .
Dowody własne- są to wszystkie dowody sporządzone przez tę jednostkę , w której podlegają zaewidencjonowaniu bez względu na ich przeznaczenie , np. faktury wystawione dla odbiorców za sprzedane towary .
Ze względu na przeznaczenie dowody księgowe dzielimy na :
• dowody zewnętrzne –( wystawione przez daną jednostkę z przeznaczeniem dla kontrahentów i im przekazywane , np. faktury dla odbiorców).
• dowody wewnętrzne-(wystawione przez daną jednostkę dla własnych potrzeb , np. karty pracy, dowody wydania materiałów ).
Dowody księgowe można też podzielić ze względu na etapy sporządzenia. Wyróżnia się wówczas:
• dowody źródłowe-(zwane pierwotnymi , stanowiące pierwsze pisemne stwierdzenie faktu dokonania operacji gospodarczej , np. dowody wpłaty i wypłaty gotówki ).
• dowody wtórne-(sporządzone na podstawie kilku dowodów źródłowych , np. raport kasowy , rozdzielniki zużytych materiałów ).